A prezentációkészítés folyamán jelentkező hibák és nehézségek

Képek optimizálása

(Túl sok helyet foglal a háttértárunkon a prezentáció)

A sok helyet elfoglaló prezentáció hátránya, a helyigény mellett, a hosszú ideig tartó megnyitás is (túl sok ideig tart a prezentáció betöltése). A “nagy” prezentáció oka leggyakrabban túl nagy felbontású képek használata illetve a hangok és háttérzene (kísérőszöveg) csatolása a prezentációhoz.

A képek jól mutatnak a bemutatóban, de jelentősen megnövelik a fájlméretet. Ez ellensúlyozható a Kép eszköztár Képek tömörítése (Compress Pictures) funkciójának használatával, így helyet takaríthatunk meg a merevlemezen, illetve csökkenthetjük a letöltéshez szükséges időt.     

Fontos, hogy a Beszúrás menü Kép parancsának használatával szúrjunk be egy képet a ClipArt munkaablakból, egy fájlból, a képolvasóról vagy fényképezőgépről. A PowerPoint így sajátjaként tárolja a képet, míg a másolás utáni beillesztés esetén a PowerPoint objektumként kezeli azt, melyet nem lehet optimalizálni.

Nem minden képformátum optimizálható, illetve csak nagyon szerény eredménnyel. A vektorgrafikus képek (a legtöbb ClipArt) nem optimizálhatóak. Ellenben a nagy felbontású képek, például a fényképek jó eredménnyel optimalizálhatók (PNG, JPEG, TIFF és BMP fájltípusok).

Az Érvényes (Apply to) felületen ki tudjuk választani, hogy az elvégzett műveleteket A kijelölt képekre (Selected pictures) illetve a dokumentumban lévő összes képre (All pictures in document) kívánjuk alkalmazni.

A párbeszédpanel közepén található a Felbontás módosítása (Change resolution) terület. Akkor használjuk ezt, ha a kép webes megjelenítéséhez vagy nyomtatásához nincs szükség minden egyes képpontra (nincs szükség nagy felbontásra). A módszer hatékony lehet a kicsinyített képek esetén, melyeknek képpontsűrűsége a kicsinyítés következtében valójában növekedett. A felbontás mértékegység a dpi  (dot per inch), amely meghatározza, hogy hány képpont található egy coll területén. Lehetőségünk van a következő opciók közül választani: A weben vagy képernyőn való megjelenítéshez (Web/Screen) – 96 dpi, ahol a kivetítés és a honlapok minőségi szükségleteihez alkalmazkodva optimizálja a képeket a szoftver. Nyomtatáshoz (Print) – 200 dpi, ahol a nyomtáshoz optimizálja a program a képeket. A Nincs módosítás (No Chage) opció kijelölésénél nem történik felbontásmódosítás.

A fájl mentése előtt tekintse meg képeit Diavetítés nézetben a felbontás csökkentése után. Ha a csökkentett felbontás minőségét nem találjuk megfelelőnek, normál nézetben jelöljük ki a kérdéses képet, és kattintsunk a Kép visszaállítása (Reset Picture) gombra a Kép eszköztáron az eredeti felbontás helyreállításához.

A képen használt színek számától függően a színformátum csökkentésével néha csökkenthető a fájlméret. A Képek tömörítése (Compress Picture) beállítás erre szolgál. Hatására a színek képpontonként kevesebb helyet foglalnak. A képminőség nem romlik, ha elvégezzük ezt műveletet.

A Képek levágott részeinek törlése (Delete cropped areas of pictures) beállítással jelentős mértékben csökkenthető a fájlok mérete. Az opció kiválasztása majd a mentés után a bemutatónk már nem fogja tartalmazni azokat a képrészeket, amelyeket előtte levágtunk.

A képek tömörítésére szolgáló panel

Előkészítés CD-hez

(A bemutató egyeses hangok és mozgóképek nem jelennek meg egy másik számítógépen)

Tudjuk, hogy nem elég ha a bemutató az otthoni számítógépen látványosan mutat, és minden hang vagy mozgókép kiválóan működik, hiszen ez nem garancia arra, hogy a fájlok átmásolása után sem jelentkeznek problémák.

Gyakran okoznak gondot a médiafájlok. A mozgóképek (például az .mpg) és számos hangfájltípus csak csatolva van a bemutatóhoz, nem szerves része annak, ezért a bemutatók másolásakor ügyelni kell arra, nehogy kimaradjanak az anyagból.

Az is előfordulhat, hogy a bemutatóhoz használt számítógépen nincs telepítve a PowerPoint. Ezt a problémát a PowerPoint megjelenítővel oldhatja meg, mellyel automatikusan levetítheti az összecsomagolt anyagot, előbb azonban a megjelenítőt fel kell venni a csomagba.

A Fájl menü Előkészítés CD-hez (File > Package from CD) parancsa (a PowerPoint 2003 új szolgáltatása), amely leegyszerűsíti az elérési utak kezelését azzal, hogy minden fájlt a bemutatóval megegyező helyre másol (CD-re vagy egy mappába), illetve frissíti az összes médiafájlra mutató hivatkozást. Ez egyértelműen a legjobb módja a fájlok csatolásának. A szolgáltatás elősegíti a könnyű hordozhatóságot és megjeleníthetőséget.

Az Előkészítés CD-hez parancs után megjelenő panel

A bemutatófájlok összecsomagolásához először nyissuk meg az összecsomagolni kívánt bemutatót.  A csomaghoz bármilyen szükséges fájlt hozzáadhatunk, még akkor is, ha az nem a bemutató része. Lépések az előkészítéshez:

A CD elnevezése (Name the CD) mezőbe nevet tudunk adni a CD-nek vagy a mappának.

Fájlok hozzáadása (Add Files) a jelenlegi bemutató és csatolt fájljai mellé további fájlokat tudunk hozzáadni.

A Másolás mappába (Copy to Folder) gombra kattintunk és megadhatjuk a mappa elérési útvonalát. Az OK gombra klikkelve a program a meghatározott könyvtárba másolja a bemutatónkat és a csatolt fájlokat.

 Ha a Másolás CD-re (Copy to CD) gombra kattintunk, a program CD-re írja a bemutatónkat. Ha a másolást CD-re végzezzük, egy olvasható és írható CD-lemezre van szüksége. Ha a CD csak olvasható, a PowerPoint másik CD-t kér. Ha írható, de már vannak rajta adatok, a PowerPoint rákérdez, hogy szeretné-e felülírni a meglévő adatokat. A CD megírásához szükség van egy CD-író egységre is. A másolás végeztével a program rákérdez, hogy szeretné-e másik CD-re írni a csomagot. A másolást tetszés szerinti alkalommal megismételhetjük. Amikor elkészültünk a CD írásával, a program „lezárja” a CD-t. További adatok nem adhatók hozzá, a CD tartalma csak felülírható.

Az Előkészítés CD-hez panel beállításai

A Beállítások (Options) panelen további tudjuk finomítani az előkészítési beállításokat.  Alapesetben engedélyezve van a PowerPoint megjelenítő és a Csatolt fájlok csomagba helyezése.

PowerPoint megjelenítő (PowerPoint Veiwer) csak akkor szükséges, ha a PowerPoint nincs telepítve a bemutatóhoz használni kívánt számítógépen.

Csatolt fájlok (Linked files) összecsomagoláskor a mappába vagy a CD-re (például hangok és mozgóképek) kerülnek. A bemutatóban lévő hivatkozások pedig úgy módosulnak, hogy a csatolt fájlok új helyére mutassanak.

Jelszavakkal (Password) tudjuk korlátozni a hozzáférést a bemutatónkhoz. A prezentáció megnyitását és módosítását (modify) megtiltani illetve korlátozni jelszavakkal. Az Eszközök menü Beállítások parancsa panelen a Biztonság panelen le tudjuk védeni a számítógépen tárolt dokumentumot (Tools > Option > Security).

Ha nem használjuk az Előkészítés CD-hez lehetőséget, akkor másoljuk a egy könyvtárba a használt fájlokat (bemutató, mozgóképek, nagyobb hangok). CD íráskor ezt a könyvtárat írjuk fel a CD-re. A felhasznált képeket a PowerPoint mindig csatolja a bemutatóhoz.

FELADATOK

1. Szúrjunk be mozgóképet és zenét, majd végezzük el az előkészítés CD-hez műveletet, és válasszunk egy mappát. Keressük meg a mappát és ellenőrizzük, hogy oda kerültek-e a bemutatónk elemei

2. Szúrjunk be egy nagy felbontású fényképet fenykep.jpg, mentsük el a bemutatónkat. Ezután méretezzük a képet és módosítsuk a felbontását A weben vagy képernyőn való megjelenítéshez. Mentsük el újra a bemutató egy másik név alatt. Hasonlítsuk össze a két fájméretet